Vaak hoor ik van cliënten dat ze wél plannen, maar toch weinig to do’s op het einde van de dag kunnen schrappen. De dagen voelen chaotisch, terwijl ze hun best doen structuur aan te brengen. Wat gaat er mis?
- Teveel op de lijst: De lijst wordt overladen met taken, waardoor het meer een onhaalbare droom wordt dan een praktische planning.
- Geen tijdslimieten: Taken worden neergezet zonder te bedenken hoeveel tijd ze kosten, waardoor de dag vanzelf 'volloopt'.
- Te brede formulering: Vage omschrijvingen zoals "project uitwerken" of "huis opruimen" zorgen voor uitstelgedrag en stress.
Maar dit kun je doorbreken! Hieronder deel ik praktische tips om meer gedaan te krijgen zonder dat het je overweldigt.
1. Splits grote taken op in kleine stukjes
Een veelgemaakte fout is dat taken te groot of vaag blijven. Bijvoorbeeld: "Rapport schrijven" klinkt concreet, maar in de praktijk voelt het overweldigend. Splits het op in kleine, behapbare stappen zoals:
- Onderzoek verzamelen
- Hoofdstukken structureren
- Eerste paragraaf schrijven
Kleine stappen zorgen ervoor dat je makkelijker begint én sneller het gevoel krijgt dat je vooruitgang boekt. Een dubbele win dus!
2. Zet ook privézaken op je lijst
Hé? Privé en werk mengen? Jawel, een to-do lijst bevat vaak alleen werkgerelateerde taken, maar privézaken vragen net zo goed aandacht en energie. Door ze op te nemen in je planning krijg je een realistischer overzicht van je dag. Denk aan:
- Wasmachine aanzetten
- Boodschappen doen
- Wandeling maken
Zo voorkom je dat werktaken steeds de overhand nemen, maar plan je tijd in voor alles wat die dag belangrijk of noodzakelijk is.
3. De tijd vliegt
Een lijst zonder tijdsindeling kan een valkuil zijn. Plan je taken in specifieke tijdsblokken. Bijvoorbeeld:
- 9:00 - 9:30: E-mails beantwoorden
- 9:30 - 10:30: Rapport uitwerken
- 10:30 - 11:00: Koffiepauze en was ophangen
Door concreet en tijdsgebonden te plannen, blijf je gefocust en voorkom je dat je taken te veel tijd opslokken.
4. Plan voor het onverwachte
Je dag loopt zelden precies zoals je hem plant. Zorg dat je bewust blokken vrijhoudt voor onverwachte zaken of uitloop. Bijvoorbeeld: "13:00 - 14:00: buffer voor onverwachte taken."
Deze ruimte geeft je de flexibiliteit om met spontane uitdagingen om te gaan zonder dat je hele schema instort.
5. Durf ‘nee’ te zeggen
Tijdens een taak kunnen er constant afleidingen opduiken: collega’s met vragen, e-mails die binnenstromen, of andere prikkels. Leer jezelf aan om ‘nee’ te zeggen. Dat kan betekenen dat je:
- E-mails tijdelijk uitschakelt of meldingen uitzet.
- Collega’s vriendelijk vraagt om later even terug te komen.
- Tegen jezelf zegt: “Ik blijf eerst deze taak afmaken.”
Je kunt niet altijd iedereen tevreden stellen. Door je grenzen te bewaken, werk je efficiënter en vermijd je stress.
6. Beperk het aantal taken
Een ellenlange to-do lijst werkt verlammend. Kies maximaal drie tot vijf prioriteiten voor de dag. Focus op wat écht belangrijk is. Wat je niet afkrijgt, kun je doorschuiven naar morgen.
7. Evalueer je dag
Sluit je dag af met een korte reflectie. Welke taken kan ik afvinken? Welke nog niet? Wat ging goed? Welke taken waren te ambitieus? Welke kan ik morgen efficiënter aanpakken? Dit helpt je om je to-do lijst steeds slimmer in te richten!
8. Gebruik een systeem dat bij je past
Of je nu een planner gebruikt, een app, of een old school schriftje: kies een systeem waar je je prettig bij voelt. Het belangrijkste is dat het overzicht en structuur biedt.
Aan de slag!
Door je to-do lijst slim in te richten en bovenstaande tips toe te passen, haal je meer uit je dag zonder overweldigd te raken. Welke tip ga jij als eerste uitproberen?
Durf te experimenteren, want plannen is een vaardigheid die je steeds beter onder de knie krijgt. En vergeet niet: nee zeggen tegen afleidingen, is ja zeggen tegen wat voor jou die dag belangrijk is!
Reactie plaatsen
Reacties